Datenschutzerklärung
Version 2026-10-31-owner
Datenschutz: datenschutz@kreisrelay.de
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit KreisRelay ist Sebastian Thomas, KreisRelay.de, Oberer Hardweg 3, 75181 Pforzheim, Deutschland.
Für Datenschutzanfragen ist KreisRelay unter datenschutz@kreisrelay.de erreichbar.
2. Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten
Bei Registrierung, Anmeldung und Bestellung werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten in geschützter Form, Rechnungsdaten, Organisationsdaten, Bestell- und Lizenzdaten verarbeitet.
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung einschließlich Kontobereitstellung, Verwaltung von Bestellungen und Lizenzen, Abrechnung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.
Bei geplanten Tarifänderungen verarbeitet KreisRelay zusätzlich die Rolle als Organisationsinhaber, die gebuchte Tarifstufe, den bisherigen und vorgeschlagenen Preis, Benachrichtigungs- und Erinnerungszeitpunkte, Zustellstatus sowie die dokumentierte Annahme oder Ablehnung. Preisbezogene Vertragserklärungen und ihre Nachweise werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben b und c DSGVO und – soweit einschlägig – zur Wahrung berechtigter Interessen nach Buchstabe f verarbeitet.
3. Organisations-, Projekt- und Kontaktdaten
KreisRelay verarbeitet die vom Kunden angelegten Organisationen, Projekte, Teilnehmer, Kontakte, Verteilergruppen, Rollen und Einstellungen, soweit dies zur Bereitstellung der gebuchten Funktionen erforderlich ist.
Soweit der Kunde personenbezogene Daten Dritter in KreisRelay einträgt oder über KreisRelay verarbeitet, bestimmt der Kunde grundsätzlich Zweck und Mittel dieser Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich. Soweit KreisRelay diese Daten ausschließlich nach Weisung verarbeitet, ist eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Preisänderungsangebote, erforderliche Erinnerungen und vertragsbezogene Kündigungsmitteilungen werden ausschließlich an die E-Mail-Adressen der zum Versandzeitpunkt berechtigten Organisationsinhaber verschickt, nicht an sonstige Mitglieder oder abweichende Rechnungsempfänger. Es handelt sich um vertragliche Informationen, nicht um Werbung.
4. E-Mail-Verarbeitung und technische Protokolle
Zur Annahme, Weiterleitung und Zustellung von E-Mails verarbeitet KreisRelay insbesondere Absender- und Empfängeradressen, technische Nachrichtenkennungen, Zeitpunkte, Zustellstatus und die für Transport und Zustellung erforderlichen Nachrichteninhalte.
Zur Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr und Systemsicherheit können außerdem IP-Adressen, Authentifizierungs- und Sicherheitsereignisse sowie technische Protokolldaten verarbeitet werden.
5. Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen
Verarbeitungen zur Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitungen, insbesondere handels- und steuerrechtliche Nachweise, erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.
Sicherheits-, Missbrauchs-, Betrugs- und Stabilitätsmaßnahmen können auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO gestützt werden. Die berechtigten Interessen liegen insbesondere im sicheren und störungsfreien Betrieb von KreisRelay, im Schutz der Systeme und Nutzerkonten sowie in der Verhinderung unzulässiger oder missbräuchlicher Nutzung.
Für die Preisänderungskommunikation werden ausschließlich die für die Vertragsverwaltung benötigten Daten der Organisationsinhaber verarbeitet. Etwaige weitergehende Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen unterliegen den Voraussetzungen von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO und den Rechten nach Art. 21 DSGVO.
6. Empfänger und Auftragsverarbeitung
Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen internen Stellen und technischen Systeme, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Externe Empfänger können insbesondere Hosting- und Infrastrukturbetreiber, technische E-Mail-Dienstleister, Zahlungs- oder Abrechnungsdienstleister sowie Behörden oder sonstige Stellen sein, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht.
Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden sie nach den gesetzlichen Vorgaben vertraglich gebunden. Eine Weitergabe zu eigenen Zwecken des Empfängers erfolgt nur, wenn hierfür eine eigenständige Rechtsgrundlage besteht.
Zur technischen Verfügbarkeits- und Sicherheitsüberwachung nutzt KreisRelay den Dienst updown.io (Adrien Rey-Jarthon, Frankreich). Dabei werden öffentliche Systemadressen, technische Prüf- und Ausfallmetadaten sowie die E-Mail-Adressen der benannten Alarmempfänger verarbeitet. Die externen Prüfungen erhalten weder Zugang zu Kundenkonten noch zu Kunden-E-Mail-Inhalten. Informationen des Anbieters zur Auftragsverarbeitung: https://updown.io/dpa und https://updown.io/privacy_policy.
7. Drittlandübermittlungen
Der Kernbetrieb von KreisRelay, insbesondere die eigene Anwendungs- und Mailinfrastruktur, wird derzeit in Deutschland betrieben. Eine Verarbeitung oder Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU bzw. des EWR kann jedoch bei ergänzenden Dienstleistern insbesondere im Rahmen der externen Systemüberwachung und Benachrichtigungen stattfinden.
updown.io nennt für Unterauftragnehmer in den USA EU-Standardvertragsklauseln und teilweise das EU-US Data Privacy Framework als Übermittlungsgrundlage. Bei aktivierter Überwachung aus Südafrika können technische Prüfdaten auch dorthin übertragen werden; die Zulässigkeit solcher Drittlandübermittlungen ist gesondert zu bewerten. Angaben zu Unterauftragnehmern, Orten und den vom Anbieter benannten Schutzmechanismen sind unter https://updown.io/privacy_policy und https://updown.io/dpa einsehbar. Auskunft zu den konkret eingesetzten Maßnahmen kann bei datenschutz@kreisrelay.de angefragt werden.
8. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden. Entfällt der Zweck, werden die Daten gelöscht oder gesperrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Verjährungsfristen entgegenstehen.
Konten und organisationsgebundene Betriebsdaten werden im Rahmen der vorgesehenen Löschprozesse entfernt. Vertrags-, Bestell-, Rechnungs- und Nachweisdaten können darüber hinaus für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gespeichert bleiben.
Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten werden nur so lange vorgehalten, wie dies für Fehleranalyse, Sicherheit und Missbrauchsabwehr erforderlich ist, sofern kein konkreter Sicherheitsvorfall oder eine gesetzliche Pflicht eine längere Speicherung erfordert.
Bei updown.io bleiben Monitor- und Kontodaten nach Angaben des Anbieters grundsätzlich bis zur Löschung des jeweiligen Monitors bzw. Kontos gespeichert; detaillierte Ausfallantworten können länger vorgehalten und Messdaten später aggregiert werden. Der Anbieter beschreibt Löschfristen, einschließlich verbleibender Sicherungskopien, unter https://updown.io/privacy_policy.
Nachweise über Mitteilungen, Zustimmungs- oder Ablehnungsentscheidungen und gegebenenfalls wirksam erklärte Vertragskündigungen werden zur Erfüllung von Nachweis- und Aufbewahrungspflichten beziehungsweise für die erforderliche Rechtsdurchsetzung gespeichert und nach Ablauf der einschlägigen Fristen gelöscht oder eingeschränkt.
9. Session-Cookies und lokale Speicherung
KreisRelay verwendet technisch notwendige Session- und Sicherheits-Cookies, um Anmeldungen, Sitzungszustände und Schutzfunktionen bereitzustellen. Diese Cookies dienen nicht der Werbung oder nutzerübergreifenden Profilbildung.
Soweit Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder von dort ausgelesen werden, geschieht dies für unbedingt erforderliche Funktionen des ausdrücklich gewünschten digitalen Dienstes auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die in dieser Datenschutzerklärung genannten Rechtsgrundlagen.
10. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO beruht, besteht unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO.
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Zur Ausübung der Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@kreisrelay.de. Zum Schutz der betroffenen Person kann vor der Bearbeitung ein angemessener Identitätsnachweis verlangt werden.
11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für den Sitz des Verantwortlichen ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg; eine Beschwerde kann auch bei einer anderen nach der DSGVO zuständigen Aufsichtsbehörde eingereicht werden.
12. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen
Die für Konto, Bestellung, Abrechnung und Leistungserbringung als Pflichtfelder bezeichneten Daten müssen bereitgestellt werden. Ohne diese Daten kann der jeweilige Vertrag nicht geschlossen oder die jeweilige Funktion nicht bereitgestellt werden. Andere Angaben sind freiwillig, soweit sie nicht für eine konkret gewählte Funktion erforderlich sind.
Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im derzeitigen Betrieb von KreisRelay nicht statt.
13. Stand und Änderungen
Diese Datenschutzerklärung entspricht dem oben angegebenen Versionsstand. Sie wird angepasst, wenn sich Verarbeitungsvorgänge, eingesetzte Dienstleister oder die Rechtslage wesentlich ändern.